Management of employees’ mobile phones during working time, is it allowed by laws?

QUẢN LÝ ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG CỦA NHÂN VIÊN

TRONG GIỜ LÀM VIỆC, LUẬT CÓ CHO PHÉP?

Một doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh hiện đang có kế hoạch quản lý điện thoại di động của các nhân viên của một bộ phận trong giờ làm việc bằng hình thức thu giữ điện thoại và chỉ trả lại sau giờ làm việc (trừ các trường hợp cần thiết khác nhằm phục vụ cho công việc hoặc có thông báo trước cho các vụ việc khẩn cấp). Vấn đề cần đặt ra là liệu pháp luật lao động có cho phép điều này và liệu biện pháp quản lý có tính khả thi hay không khi ít nhiều cũng có xâm phạm quyền riêng tư của người lao động.

Một doanh nghiệp (DN) lớn muốn sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả bắt buộc phải cần đến một quy chế kỉ luật lao động đủ mạnh để khai thác tối đa và hiệu quả sức lao động của đội ngũ nhân viên. Sẽ không có gì để bàn nếu kỉ luật lao động góp phần làm tăng sức mạnh cho DN, nhưng sẽ thế nào nếu nó mặt khác, lại đi ngược lại với những quyền lợi hợp pháp mà người lao động (NLĐ) đáng được hưởng, và đâu là phương án tối ưu nhất để bảo đảm tối đa quyền lợi cho cả hai bên (NLĐ và NSDLĐ) trong quan hệ lao động hiện nay khi DN lựa chọn áp dụng phương án tạm thu giữ điện thoại cá nhân của NLĐ trong giờ làm việc.

Hiện nay,pháp luật lao động cho phépquy chế kỷ luật lao động sẽ do từng DN tự đề ra để đảm bảo phù hợp với quy mô sản xuất, mục đích kinh doanh và các đặc điểm riêng biệt của chính DN đó. Do đó, việc DN đề ra các quy chế về kỷ luật lao động để đảm bảo giờ giấc làm việc hiệu quả của nhân viên là điều cần thiết, đúng với nguyên tắc của pháp luật lao động.Xuất phát trên tinh thần đó, để tránh việc NLĐ sử dụng điện thoại làm việc cá nhân trong giờ làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ chung và để tăng năng suất lao động, một số DN đã hạn chế hành vi này bằng phương án tạm thời thu giữ điện thoại cá nhân của toàn bộ NLĐ trong giờ làm và sẽ trả lại sau giờ làm việc (trừ trường hợp có xin phép trước và phục vụ cho công việc). Tuy nhiên để đảm bảo DN không lạm dụng quy chế này mà làm tổn hại đến quyền lợi hợp pháp của NLĐ, pháp luật đã quy định cụ thể rằng các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động phải được quy định tại nội quy của DN và nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.[1]

Xét trong quan hệ pháp luật lao động giữa một bên là NSDLĐ và một bên là NLĐ, đây sẽ là quy định giúp NSDLĐ quản lý NLĐ hiệu quả về thời giờ làm việc và cũng là cơ sở để tiến hành xử lý kỷ luật lao động nếu NLĐ có những vi phạm sau này. Tất nhiên, nếu nội quy lao động trước đó đang có hiệu lực, DN sẽ phải đảm bảo trình tự bổ sung nội quy lao động đúng pháp luật và phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở cũng nhưthông báo đến NLĐ về quy định mới này theo quy định của luật Lao động.[2]Tuy nhiên sẽ ra sao nếu NLĐ không đồng ý với quy định này? Liệu DN có thể bỏ ngoài tai sự phản đối của đại bộ phận NLĐ hay sẽ cân nhắc để tìm tiếng nói chung cho cảhai bên?Bởi rõ ràng, quy định này của DN có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi chính đáng của NLĐ nếu xét trong quan hệ pháp luật dân sự.

Thứ nhất, cần nhấn mạnh rằngđiện thoại cá nhân là tài sản riêng của mỗi người.Bộluật dân sự 2015 bảo vệ quyền sở hữu tối đa của chủ sở hữu đối với tài sản riêng của mình.[3] Chỉ có NLĐ (là chủ sở hữu hợp pháp) mới có đầy đủ quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt tài sản là chiếc điện thoại của mình.Việc DN tịch thu(dù chỉ là tạm thời giữ trong một khoảng thời gian)tài sản riêng của NLĐ với mục đích quản lý nhân viên cũng có thể bị xem là đã vi phạm quyền sở hữu tài sản trong trường hợp NLĐ không cho phép. Dù DN đã bổ sung quy định này đúng trình tự pháp luật, đã thông báo rõ đến NLĐ nhưng nếu không đạt được sự đồng ý của NLĐ, và DN vẫn tiến hành thu giữ điện thoại thì sẽ không thể tránh khỏi xung đột giữa hai bên.Trường hợp căng thẳng nhất,NLĐ có thểphải tự bảo vệ lấy tài sản của mình bằng cách khởi kiện chính DN của mình ra tòa về hành vi xâm phạm quyền sở hữu tài sản, thậm chí là yêu cầu bồi thường thiệt hại (nếu có).[4]

Thứ hai,liên quan đếntrách nhiệm bảo quản tài sản riêng, bảo mật các thông tin, dữ liệu cá nhân trong điện thoại của NLĐ trong thời gian tạm thu giữ/ quản lý cũng là điều đáng bàn đối với DN. DN sẽ chịu trách nhiệm như thế nào, sẽ phải bồi thường ra sao nếu tài sản riêng của NLĐ bị mất mát, hư hỏng và các nội dung, các thông tin, dữ liệu mật trong điện thoại bị phát tán? Nghiêm trọng hơn là NLĐ sẽ có thể không nhận được các cuộc gọi quan trọng bất ngờ đến trong giờ làm như tai nạn của người thân, hỏa hoạn ở nhà,..v.v.vàDN liệu có dự trù được những tình huống bất ngờ này và liệu có thể tìm được một thỏa thuận, một sự bồi thường xứng đáng cho NLĐ nếu hậu quả xảy ra một phần từ sự bất cẩn của DN trong khâu quản lý.

Ngay cả vấn đề sẽ quy định về phương án này như thế nào cũng sẽ phát sinh một số khó khăn từ việc liệu có cầnxác định tính chất “quan trọng”, “khẩn cấp” của từng trường hợp để xếp vào ngoại lệ được dùng điện thoại trong giờ làm, hay trường hợp lấy lí do sử dụng điện thoại cho công việc nhưng NLĐ lại có dấu hiệu sử dụng vì mục đích cá nhân thì sẽ xử lý như thế nào, và làm sao để xác minh NLĐ đó có dấu hiệu vi phạm quy định này? Bởi phương án thu giữ điện thoại nhân viên trong giờ làmviệc là một quy định trong quy chế lao động mà NSDLĐ được tự quyền định đoạt, triển khai, phụ thuộc vào ý chí của NSDLĐ  và không có sự quy định rõ ràng từ pháp luật chuyên ngành nêncó thể nói những vấn đề đã được nên trên nếu không đạt được sự thống nhất từ đầu, thì tranh chấp, khiếu nại, kiện tụng có thể sẽ phát sinh giữa NLĐ và NSDLĐ bất cứ lúc nào. Do đó để đảm bảo được quyền lợi cho hai bên, tránh những xung đột, mâu thuẫn không đáng có sau này, DN cần thận trọng trong việc đặt ra quy định tạm thu giữ điện thoại cá nhân của NLĐ trong giờ làm việc. Nếu thấy cần thiết để sử dụng quy định này, DN cần có sự trao đổi thẳng thắn, phổ biến rõ về mục đích, phương thức thực hiện cũng như lấy ý kiếnđồng thuậntừ NLĐ và tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở về việc thực thi quy định này trước khi bổ sung vào nội quy lao động đang có hiệu lực. Hơn nữa, hình thức xử lý kỷ luật, trách nhiệm của hai bên về quy định này cũng cần được quy định rõ trong nội quy và được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

[1] Điểm khoản 2 Điều 119 Bộ luật lao động 2012

[2] Khoản 5 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP

[3] Khoản 1 Điều 163 Bộ Luật Dân Sự 2015

[4] Điều 164, Điều 170Bộ Luật Dân Sự 2015